Il est parfois difficile de gérer correctement le flot toujours plus important d’emails qui arrivent dans nos boites chaque jour. Pourtant des règles simples permettent de facilité cette gestion. Voici ma méthode en plusieurs étapes pour ne pas me faire déborder par mes emails:
Etape 1 : Utilisez Gmail
Gmail est sans doute le service incontournable de Google…après la recherche bien sur 
. Je n’ai rien contre les autres services de messagerie mais Gmail propose tout un tas de fonctionnalités (voir ci-dessous) qui permettent une gestion efficace de ces emails.
J’aime Gmail pour :
- Son système de recherche puissant
- Ses labels et ses filtres
- La possibilités de récupérer mes emails sur des comptes extérieurs
- Son système de conversation génial
- Ses raccourcis-claviers
Etape 2 : Regroupez tous vos emails dans la même boite de réception
Arrêtez de surveiller plusieurs boites de reception, vous perdez du temps inutilement. Pour cela Gmail vous propose de récupérer les messages provenant de comptes exterieurs. Il vous faut vous rendre dans les paramètres de votre compte Gmail puis dans l’onglet Comptes. Ensuite dans la partie Récupérer les messages d’autres comptes cliquez sur Ajouter un autre compte de messagerie. On vous demandera alors les informations concernant ce compte: adresse email, login, mot de passe, etc… Une fois correctement configuré Gmail ira récupérer automatiquement et régulièrement les emails de ce compte et les affichera dans votre boite de réception comme si ils avaient été envoyé à votre adresse gmail. Il faut pour cela que le compte en question propose un serveur de mail sortant POP3, donc bye bye Hotmail 
Vous voila maintenant avec un système centralisé autour de votre boite de réception Gmail.
Etape 3 : Supprimez à outrance
Le but de cette étape est de garder uniquement le strict minimum dans sa boite de réception.
Supprimez tous les emails dont vous n’aurez pas besoin dans le futur. Exemple : En tant que client d’Amazon je reçois parfois des emails me prévenant d’offres spéciales, si les produits annoncés ne m’intéresse pas je supprime l’email car il y a peu de chance que celui-ci me soit utile dans le futur. Je supprime également même si le produit m’intéresse une fois que je suis allé sur le site d’Amazon.
Etape 4 : Archivez agressivement
Gardez dans votre boite de réception uniquement les emails indispensables IMMEDIATEMENT, archivez tout le reste : Parfois je souhaite garder un email même si celui-ci ne m’est pas utile immédiatement, car il contient un lien ou une infos intéressantes que je souhaite pouvoir retrouver dans le futur. J’archive alors et utilise le puissant moteur de recherche de gmail pour retrouver ce dont j’ai besoin. N’oublions pas que la recherche chez Google c’est un peu leur métier.
Vous n’avez maintenant dans votre boite de réception que les email actionnables (ie : en attente de réponse), ou à valeur ajoutée immédiate. Votre esprit n’est plus encombré par la tonne d’emails inutiles qui croupissaient aux quatre coins que votre boite de réception.
Etape 5 :Souscrire uniquement aux alertes et newsletters indispensables
Le but de cette étape n’est pas de gérer ses emails une fois qu’ils sont arrivés dans votre boite de réception mais d’attaquer le problème à la source, c’est à dire recevoir uniquement des emails utiles.
Désinscrivez-vous à toutes les newsletters à faible valeur ajoutée. Pour cela c’est facile, demandez-vous si les informations que vous tirez d’un tel email vaut les 5 minutes que vous passez à le lire. Si vous hésitez plus de 2 secondes pour répondre à cette question, désinscrivez-vous.
Autre point, la plupart des réseaux sociaux aujourd’hui vous envoie une alerte par email chaque fois qu’un nouvel “ami(e)” vous rajoute à son réseau ou vous tagge sur une photo. Pour ne plus recevoir ces emails qui encombrent votre boite de réception, rendez vous dans les paramètres de votre compte sur n’importe quel réseau social et désactivez ces notifications par emails.
Etape 6 : Utilisez les filtres et labels
Les labels sous Gmail sont en fait des tags. Ces labels vous permettent d’organiser vos email afin de retrouver une informations plus rapidement. Vous pouvez créer un label pour vos projets ou un sujet en particulier. L’avantage par rapport à un système de dossier à la Outlook est la possibilité d’appliquer plusieurs tags à un même email. Ainsi vous pouvez tagger un email “Projet toto” et “important” à la fois.
Les filtres sont des actions automatiques réalisées en fonction de critères définis à l’avance. Ils permettent par exemple d’appliquer automatiquement un label particulier en fonction de l’émetteur ou de l’objet du message ou d’archiver un message directement sans passer par la boite de réception.
Etape 7 : Traitez vos emails par lots
Si vous êtes un email addict vous vérifiez vos emails toutes 5 minutes en espérant voir votre boite de réception se remplir, ce qui n’est pas le cas 95% du temps. Vous vous en doutez cette méthode est loin d’être la plus efficace. La meilleur solution consiste à aller voir ces emails un nombre limité de fois dans la journée, tout cela à des heures fixes uniquement, 11h et 17h par exemple, et de traiter tous vos messages d’un coup d’un seul.
Lorsque vous passez vos email en revue, utilisez la règle des 2 minutes de David Allen (auteur de la méthode Getting things done). Le principe est simple. Si vous pouvez répondre à un email en moins de 2 minutes faites le immédiatement puis archivez ensuite le message. Si votre réponse mérite réflexion ou une recherche qui peut prendre plus de 2 minutes, gardez le dans votre boite de réception (vous pouvez le labelisé pour le retrouver plus facilement) et passez au message suivant. Vous reviendrez sur ce message plus tard.
Etape 8 : Répondez brièvement
Essayez de répondre à un email en 5 phrases maximum. Cela vous forcera à être concis pour n’aller qu’à l’essentiel.
Personnellement, je n’aime pas les emails “romans” qui font 15 pages de long. Je préfère lorsque mon interlocuteur entre directement dans le vif du sujet. J’essaye donc de faire de même en n’écrivant que des messages courts et utiles. J’ai bien dis “j’essaye”.
Si vous avez votre propre méthode pour gérer efficacement vos emails, partagez la en commentaire de cet articles.
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